Informacje o ochronie i sposobie przetwarzania danych osobowych przez

Vera System Sp. z o.o. ul. Krakowska 46/1a, 32-650 Kęty

W związku z wejściem w życie zmian wynikających z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (tzw. "RODO") chcemy poinformować o zasadach przetwarzania danych osobowych oraz przysługujących w tym zakresie prawach.

Cel przetwarzania danych
Przetwarzanie danych jest ściśle związane z procesem realizacji umów na dostawę oferowanych przez nas produktów i usług. W szczególności przetwarzamy dane w celach:

a) uzyskania wszystkich niezbędnych informacji do wykonania zamówienia, rozliczeń, przesłania protokołów i dokumentacji (podstawą przetwarzania jest konieczność do realizacji umów),

b) obsługi: serwisu w okresie obowiązywania gwarancji i przeglądów pogwarancyjnych, reklamacji i ewentualnych innych roszczeń (podstawą przetwarzania jest uzasadniony interes Vera System Sp. z o.o., polegający na zabezpieczeniu informacji o współpracy),

c) analitycznych lub statystycznych oraz archiwalnych (podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Vera System Sp. z o.o., polegający na wykorzystywaniu analiz finansowych i sprzedażowych na potrzeby wewnętrznego raportowania i wyznaczania optymalnych kierunków naszego rozwoju),

d) w celu kierowania treści marketingowych.

Dane osobowe będą przetwarzane w środowisku informatycznym. Oznacza to, że mogą być także tymczasowo przechowywane i przetwarzane w celu zapewnienia bezpieczeństwa i poprawnego funkcjonowania systemów informatycznych, np. w związku z wykonywaniem kopii bezpieczeństwa, testami zmian w systemach informatycznych, wykrywania nieprawidłowości lub ochroną przed nadużyciami i atakami.

Administrator danych:
Administratorem danych osobowych jest Vera System Sp. z o.o. z siedziba w Kętach, ul. Krakowska 46/1A.

W celu uzyskania informacji o przetwarzaniu danych osobowych prosimy o kontakt: biuro@vera-system.pl

Czas przetwarzania danych

Dane przechowywane będą w trakcie obowiązywania umowy i przez okres maksymalnie 10 lat po jej zakończeniu w celu dochodzenia roszczeń, wykonywania obowiązków wynikających z przepisów prawa, szczególnie prawa podatkowego i rachunkowego. W celach marketingowych przez okres trwania umowy, do zakończenia akcji promocyjnych lub do momentu wniesienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania, w zależności od tego, które z tych zdarzeń wystąpi wcześniej.

Jakie dane osobowe są konieczne

Aby móc zawrzeć i wykonać umowę, wymagamy podania następujących danych osobowych:

- Nazwa Firmy, adres/siedziba firmy, NIP, numer telefonu, adres e-mail, imię i nazwisko osoby reprezentującej podmiot, imię i nazwisko oraz numer telefonu do osoby odpowiedzialnej za konkretne zamówienie i/ lub imię i nazwisko oraz numer telefonu do kierownika budowy, (dla podmiotów gospodarczych)

- Imię i nazwisko, NIP - jeśli osoba go posiada, adres, numer telefonu, adres e-mail (dla osób fizycznych)

Bez podania powyższych danych osobowych, nie będziemy mogli zawrzeć umowy oraz wystawić dokumentów sprzedaży tj. Faktury VAT potwierdzających dokonaną przez Państwa zapłatę.

Jeżeli wymagają tego przepisy prawa, możemy wymagać podania innych danych niezbędnych np. ze względów rachunkowych lub podatkowych. Poza tymi przypadkami podanie danych jest dobrowolne.

Wszystkie dane osobowe, które posiadamy uzyskaliśmy od naszych klientów bezpośrednio lub telefonicznie, mailem, listownie, w innej formie elektronicznej. Zakładamy, że dane publikowane przez na firmowych stronach internetowych zostały tam zamieszczone za Państwa zgodą i wiedzą.

Udostępnianie danych osobowych
Dane osobowe będą udostępnione stronom transakcji czyli pracownikom odpowiedzialnym za podpisanie umowy, prowadzenie zamówienia (czyli np. ustalenie terminu montażu, dobór parametrów zamówienia itp.), pracownikom księgowości, podmiotom współpracującym zapewniającym usługi płatnicze, kredytowe lub ubezpieczeniowe, pocztowe i kurierskie, wykonującym audyt, świadczącym usługi zarządzania systemem teleinformatycznym. Dane mogą zostać przekazane organom publicznym walczącym z oszustwami i nadużyciami oraz innym organom państwowym z przyczyn określonych przez prawo Polski.

Prawa jakie przysługują naszym klientom w zakresie przetwarzania danych osobowych

Każdy klient, którego dane osobowe podlegają przetwarzaniu ma prawo dostępu do nich, sprostowania i uzupełnienia, usunięcia swoich danych, wydania kopii danych, ograniczenia ich przetwarzania, przenoszenia, sprzeciwu wobec ich przetwarzania.

Z uprawnień można skorzystać szczególnie, gdy:

- dane osobowe są nieprawidłowe lub niekompletne - żądanie sprostowania i uzupełnienia,

- dane osobowe przetwarzane są niezgodnie z prawem, minął okres wynikający z obowiązków określonych w umowie np. okres gwarancji - żądanie usunięcia danych lub ograniczenia ich przetwarzania.

Istnieje możliwość złożenia skargi w związku z przetwarzaniem przez Spółkę Vera System danych osobowych do organu nadzorczego czyli do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.